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                  聊一下BPR
                  日期:2021-10-29  閱讀:

                  本文不是一篇介紹或是科普BPR的文章,而是聊一下一些心得感受,酬答前篇文章知友提到的BPR的話題。

                  照例先做名詞解釋:BPR是“追求業務流程變革的根本性和徹底性,希望取得成本、質量、服務和速度方面的顯著性改善”。用白話說就是優化企業現有的流程。

                  如果讀過我的前一篇《聊一下ERP》的讀者就會清楚,在ERP中流程和表單的優化有多么重要。因此,BPR往往作為ERP的前置工作。但是名為優化或是再造,到底是對原有的流程進行多么大的改造才能算是BPR呢?

                  我用改造房屋來做比喻,屋主希望把房子改造得更宜居一些,身為建筑商的你拿著一張別人的很靚的房子的照片(行業標桿)作為參考來改造,你可以在原有房屋的基礎上修修補補,你也可以推倒從來。如果不計成本,推倒從來是最好的,但是我們說過“成本”是一個很大的項目約束。在很大意義上,成本就是絕對的約束,無限預算的情況下沒有實現不了的ERP和自動化。何況更多的時候,推倒重來的成本不低。

                  修修補補才是我們實際常見的做法,問題是你如果改造的時候,直接照著參考別人的圖片開始施工,也不管是不是承重墻就敲掉了,也不管下面有沒有水管你開始挖,最后留給屋主的可能是一個比以前更垃圾的房屋。所以改造的時候需要看看這個房屋的原圖紙;原圖紙遺失的,需要實際勘察和測量。


                  企業業務流程的改造也是同樣的道理。下面我分享的就是“實際勘察和測量”的心得,希望可以幫助那些在摸索的人們一點。

                  第一、不要相信企業內部撰寫的流程文件,最多只能作為參考。為什么?我反復說過相同的意思,通常流程文件的更新頻率是不高的,當企業的業務內容發生變化以后,最直接的體現是在處理業務的表單上。所以一邊工作調查訪談,一邊收集表單才是工作的重點。

                  第二、收集到了所有企業內部流轉的表單以后,你可以嘗試利用表單把企業的工作流程的拼圖拼湊起來,幸運的話你會得到:因為A表單,所以有了B表單,因為B表單,所以有了C表單......直到整個業務流程結束的最后一張表單。但是不幸的情況總是會出現的,你會發現用你的邏輯去判斷,這個鏈條的有些表單之間是斷裂的。比如說你僅僅收集到了A表單和C表單,但是從A推不到C,那么B表單在哪里?

                  第三、我們要堅信一個邏輯:一個企業完成一個業務,如果他可以最終完成(比如產品賣給了客戶),那么整個業務所需要的流程他一定是沒有大的遺漏的做了一遍。區別只是在——這個步驟他做得好不好,精細不精細,是不是在公司管理體系架構內做的或是在架構外做的。就好象你去吃原湯湯粉,你看不到店家給你熬湯,因為他在凌晨就已經熬好了,但你不知道這個凌晨熬好的湯是不是用的好骨頭,是不是足夠的火候,操作是否干凈衛生。

                  第四、如何找到缺失的表單?比如按照前面的邏輯,A表單可以引導出B表單的工作,而B表單分別對應C1和C2工作,并生成了C1和C2兩張表單,C1和C2分別由不同的兩個同事在完成。但是你現在做調查只收集到了A、C1和C2三份表單。我通常的判斷是公司的實際流程存在問題,只規定了A、C1和C2三項工作,但是沒有B表單(或稱B工作)C1和C2就無法繼續,所以,B工作被操作C1和C2的兩位同事私下里默默的分擔了。

                  第五、說說操作C1和C2的同事的心態。怎么說呢,招進來說好了只做C1和C2,但是發現沒有B表單就無法繼續工作,于是只能承接了B工作的對自己需要的那一部分。比如《每日來料不良清單》,如果品質部沒有做,那么每位采購可能會按照自己管理的供應商分別統計。如果采購不做這件事,倉庫也許會做,因為前面都不做,不良品砸在他手里,往往必須他來等待供應商退貨換貨。如果倉庫都不做,生產計劃沒有來料不良的訊息,那就需要自己收集,以保證和預測生產物料齊套。如果計劃不做,還有生產車間呢。當然不要對他們的統計質量報以樂觀,因為是非正規業務,他們可能有一張整齊的電子表格,也有可能只是寫在筆記本上的簡要記錄,甚至僅僅在郵件里面提到。在做調查的時候,一部分默默做別人工作的員工是不愿意把這部分工作揭示出來,因為他們擔心,一旦揭示出來,這部分工作無論實際上還是名義上都會變成自己的工作。而現在私下完成分外的工作挺好的,至少工作的質量沒有人檢查,而且萬一出了問題還可以向前面推卸責任(畢竟前面沒有提供自己需要的工作輸出)。

                  第六、如果你可以很好的收集到“暗地里”運作的表單,再加上第二步收集的公司“明面上”流轉的表單。你會得到支撐起整間企業運作的所有表單(記錄),可能格式會非常多樣,有些只有自己使用筆記、自己使用的電子表格、甚至只是白紙上的記錄。你可以再次拼圖,得到一個完整的流程。拿到這個拼圖的意義非常大,它直接決定你做這次流程優化的成本、難度和最后的效果。


                  有一種情況我沒有說,就是有些企業的流程在明面上的缺失,針對這個缺失的工作,你甚至連紙片都找不到,為什么?因為電話和當面溝通可能取代了紙質表格的傳遞。但是在多數情況下,這種局面是不會維持太久的,它基于溝通雙方高度的互信(或是幼稚),因為只要一次,只要一次在會議上有人背叛了這樣的互信,今后就一定是白紙黑字了。


                  我認為,在BPR之前對企業進行調查,獲得企業明面上流轉的所有各類表單已經是很負責任的態度了。都做到這一步了,如果因為明面上的表單缺失就斷定業務內容的缺失是一件很可惜的事情。還有就是以上的原理盡管我說的很直白,但是即使看不到支持B工作的表單,還敢于斷言B工作在企業一定存在,并且找對探索的方向,這種直覺是需要對多數企業運作流程爛熟于胸的了解。唯獨這些,是需要時間去歷練的,共勉。


                  作者:周詩勇
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                  來源:知乎

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